Khi làm thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản và nộp các giấy tờ cần thiết tại quầy thủ tục nhập cảnh tại sân bay, bạn sẽ nhận được Thẻ lưu trú. Tuy nhiên, lúc này trên thẻ lưu trú vẫn chưa có địa chỉ của bạn vì bạn chưa đăng ký. Vì vậy, sau khi đến Nhật bạn cần đi làm thủ tục đăng ký cư trú một cách hợp pháp trên đất nước này.
Theo “Luật đăng ký tạm trú” từ ngày 09 tháng 7, 2012, tất cả người nước người cư trú trong thời gian trung đến dài hạn phải xin giấy Juminhyo 住民票 – giấy đăng kí lưu trú tại Nhật. Đăng ký cư trú (住民登録) là thủ tục bắt buộc không chỉ với người Nhật mà còn với tất cả những công dân nước ngoài dự định ở lại làm việc hoặc học tập tại Nhật Bản trong thời gian dài (trên 90 ngày).
Đây là giấy tờ cần thiết khi bạn muốn nộp hồ sơ thi cử hay các vấn đề liên quan đến chuyển nhà, xin việc ở Nhật, mở tài khoản ngân hàng… đều phải có loại giấy tờ này. Cùng xem qua hướng dẫn cách đăng kí cư trú bên dưới nhé!
Các giấy tờ cần thiết phải chuẩn bị
Một số những giấy tờ cần thiết cơ bản sẽ được liệt kê bên dưới, tuy nhiên để đảm bảo bạn cũng cần xem lại các thông tin về giấy tờ qua trang chủ của văn phòng hành chính địa phương, để thủ tục có thể được tiến hành một cách thuận lợi nhất.
- Hộ chiếu (tất cả thành viên gia đình, nếu có)
- Thẻ lưu trú (tất cả thành viên gia đình, nếu có)
- Các giấy tờ xác nhận quan hệ với chủ hộ gia đình (nếu ở cùng 1 địa chỉ)
- Giấy tờ xác nhận quan hệ gia đình (bản gốc và bản dịch tiếng Nhật), chẳng hạn như giấy khai sinh cho con và giấy chứng nhận kết hôn cho vợ hoặc chồng là cần thiết nếu các thành viên gia đình đăng ký cùng nhau. Hãy nhớ chuẩn bị sẵn trước khi khởi hành để thủ tục nhanh chóng.
Ngoài ra, nếu một người Nhật đại diện thay cho bạn thực hiện thủ tục này, họ sẽ cần phải mang theo thư ủy quyền và giấy tờ xác minh danh tính của người đại diện. Với mỗi bản in giấy, thông thường bạn sẽ phải đóng phí là 300¥, thường thì nên in thành 3 bản (900¥), 1 bản để nộp cho trường học hoặc công ty, 2 bản còn lại phòng trường hợp có việc. Và thời gian làm giấy đăng kí cư trú: trong vòng 14 ngày từ khi bạn nhập cảnh vào Nhật Bản.
Để làm thủ tục này, thông thường thì bạn phải đến văn phòng hành chính địa phương để làm thủ tục nhập cư (転 入). Điển hình như 1 số vị trí văn phòng sẽ làm các thủ tục này như:
_ Nếu bạn sống ở 市 (SHI, City) ví dụ: 府中 市 Fuchu-shi (Fuchu City, Tokyo) thì hãy tới 市役所 Shiyakusho là Trung tâm hành chính thành phố.
_ Nếu bạn sống ở 区 (KU, District) ví dụ: 千代田 区 Chiyoda-ku (Tokyo) thì hãy tới 区役所 Kuyakusho là Trung tâm hành chính quận.
Bên cạnh đó, một vài khu vực có các văn phòng chi nhánh hoặc đại lý được cơ quan hành chính địa phương ủy quyền để xử lý thủ tục này. Nên để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn hãy dành ra vài phút để kiểm tra trước địa chỉ làm thủ tục gần nhất với nơi ở trên trang web của văn phòng thành phố.
Thủ tục đăng ký
Khi tới văn phòng thành phố, bạn sẽ cần điền vào mẫu đơn “Thông báo thay đổi địa chỉ” ( và gửi tới quầy cùng với các tài liệu cần thiết. Định dạng của đơn đăng ký thay đổi theo khu vực hành chính và có thể có sẵn phiên bản tiếng Anh ở một số khu vực.
Hãy ghi nhớ điền các thông tin trong mẫu đơn khớp với mô tả trên Thẻ lưu trú. Không chỉ “Họ Tên” mà cả các thông tin khác như ngày tháng năm sinh, loại visa, thời hạn lưu trú,vv…
Thời gian hoàn thành thủ tục
Thủ tục có thể được hoàn thành trong khoảng 30 phút, nhưng cũng có thể mất từ 1 đến 2 giờ hoặc hơn tùy thuộc vào tốc độ làm việc của văn phòng khu vực và số lượng người đăng ký trong cùng thời điểm. Bên cạnh đó, nếu bạn có nhu cầu đăng ký các giấy tờ khác như xin cấp bản sao “Giấy chứng nhận cư trú” hoặc đăng ký tham gia “Bảo hiểm y tế quốc dân,...thì hãy tranh thủ làm luôn một lần để không phải ghé đến văn phòng thêm lần nữa.
Khi đăng ký cư trú (đăng ký địa chỉ) được hoàn tất thì địa chỉ của bạn sẽ được viết vào mặt sau của Thẻ lưu trú (在留カード zairyuu kaado). Sau này, mỗi khi đổi nơi cư trú thì địa chỉ mới sẽ được viết thêm bên dưới (địa chỉ cũ sẽ được gạch ngang) và khi viết hết thì sẽ đổi thẻ mới.
- Các từ vựng thường gặp
_ 氏名: Họ Tên
_ 異動事由: Lí do di chuyển
_ 転入: Nhập cư
_ 国外転入: Chuyển tới từ nước ngoài
_ 続柄: Mối liên hệ với chủ hộ
_ 世帯主: Chủ hộ
_ 国保: Bảo hiểm sức khỏe quốc dân
_社会保険: Bảo hiểm xã hội
- Mẫu câu thường dùng
_ Khi đến trung tâm hành chính sẽ có nhân viên hướng dẫn, bạn có thể hỏi họ.
住民登録をしたいのですが、何をすればよろしいでしょうか？
(じゅみんとろくをしたいのですが、なにをすればよろしいでしょか)
Tôi muốn đăng kí cư trú, tôi cần làm gì ạ?
_ Hoặc bạn có thể dùng cách nói khác như:
転入手続きをしたいのですが、案内していただけますか？
(てんにゅてつずきをしたいのですが、あんないしていただけます)
Tôi muốn làm thủ tục tạm trú, bạn có thể hướng dẫn cho tôi được không?
_ Sau khi nhận thông tin nhân viên sẽ dùng mẫu câu này để hướng dẫn bạn:
はい、こちらへどうぞ。本日は、ご印鑑と本人確認書類を持っていますか？
(ハイ、コチラエドゾ。ほんじつは、ほんにんかくにんしょうるいをもっますます)
Vâng, mời bạn đi lối này. Hôm nay bạn có đem theo giấy tờ tuỳ thân và con dấu không?
_ Bạn sẽ nhận được mẫu đơn để điền các thông tin cần thiết:
この用紙に記入してください。分からないことがあったら、聞いてください。記入し終わったら、5番カウンターにもって来てください。
(このよしにきんゆしてください。 わからないことがアッタラ、きいてください。きにゅ しおわったら、＿＿かうたにもってきてください)
Bạn hãy viết đơn này. Nếu có chỗ nào không hiểu thì hãy hỏi tôi. Viết xong thì hãy cầm đến quầy số ＿＿＿
_ Sau khi điền xong các thông tin hãy nói:
すみません。記入し終わりました。確認していただけますか？
(すみません。 きんゆしおわりました。 かくにんしいていたけますます)
Tôi đã điền xong rồi, bạn có thể kiểm tra lại hộ tôi được không?
_ Tương ứng sẽ có mẫu hội thoại tiếp theo như sau:
はい、住民票は必要ですか？ Vâng được. Bạn có cần lấy giấy đăng kí cư trú không?
はい、＿＿枚お願いします。 Có, ＿＿＿ tờ ạ.
では、ここに記入してください。この番号札をもってお待ちください。お待ちの間に、印紙販売口で700円の印紙を購入してください。 Nếu vậy thì bạn viết vào chỗ này. Rồi bạn cầm số này và ngồi chờ nhé. Trong lúc chờ đợi, bạn hãy mua tem 700 yên từ quầy bán tem nhé.
_ Khi làm thủ tục tạm trú, bạn cũng sẽ được hướng dẫn đăng ký bảo hiểm luôn nhưng nếu cần hỏi thì hãy nhớ các từ và cụm từ sau nhé.
国民健康保険 (Bảo hiểm toàn dân)
国民健康保険の加入申請の受付はどこですか？ (Tôi có thể đăng ký tham gia bảo hiểm toàn dân ở đâu ạ?)
国民健康保険の加入手続きをしたいのですが、案内していただけますか？ (Tôi muốn làm thủ tục đăng ký bảo hiểm toàn dân, bạn có thể hướng dẫn cho tôi được không?)
Sau khi đăng ký xong bạn sẽ nhận được thẻ luôn, thẻ này cần xuất trình khi đi khám bệnh để được hưởng bảo hiểm y tế.
Hi vọng những chia sẻ này, giúp bạn có các nhìn tổng quan về quy trình, và cách thức thực hiện thủ tục hành chính quan trọng, đầu tiên khi bắt đầu cuộc sống tại Nhật. Tuy nhiên, các quy trình và điều kiện cho thủ tục sẽ được cập nhật mỗi năm, nên hãy tham khảo trước trên các trang chính thống, để đảm bảo bạn chuẩn bị đủ những yêu cầu mới nhất nhé!
________________________
𝗔𝗠𝗬 𝗝𝗔𝗣𝗔𝗡𝗘𝗦𝗘 𝗖𝗨𝗟𝗧𝗨𝗥𝗘 𝗛𝗨𝗕
59 Le Thanh Phuong, Phuong Sai Ward, Nha Trang city, Khanh Hoa province, Vietnam
amyhubvietnam@gmail.com
0258 7308 880
www.amyhub.com
