Hiện nay, văn hóa doanh nghiệp trở thành vấn đề quan trọng trong nhiều công ty, là yếu tố quyết định cho sự tồn tại lâu dài của nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt, người Nhật luôn coi trọng lễ nghi, văn hóa ứng xử lại càng quan tâm và đặt nặng vấn đề này hơn. Chính vì coi trọng văn hóa trong công ty mà nhiều công ty Nhật - nhất là những công ty lớn, thường có đợt tuyển nhân viên mới vào tháng tư hàng năm vừa để thay thế nhân viên nghỉ việc, vừa để đào tạo cho bộ nhận người mới.
Các công ty Nhật thường sẽ có bộ quy tắc chặt chẽ, hướng dẫn nhân viên mới từ cách ứng xử, cho tới cách giao tiếp qua các công việc đơn giản nhất như pha trà, quét dọn, chào hỏi, phong cách ăn mặc, phong thái.... Nếu bạn đang có ý định làm việc tại Nhật, hoặc ứng tuyển vào các doanh nghiệp Nhật Bản thì tham khảo ngay một số quy tắc được chọn lọc bên dưới nhé!
Tạo ấn tượng đầu tiên bằng việc chào hỏi
Chào hỏi là phương thức giao tiếp cơ bản ở không chỉ Nhật Bản mà cả Việt Nam. Những người vào công ty sau phải mở lời trước và chào hỏi những người khác. Đặc biệt, những nhân viên mới vào công ty, cần phải luôn cố gắng chủ động chào hỏi tất cả mọi người bằng thái độ vui tươi nhất, để tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho đồng nghiệp.
Một số câu chào mà bạn thường nghe thấy ở công sở Nhật Bản có thể kể đến như "Ohayo Gozaimasu" (Chào buổi sáng) khi đến công ty, "Osaki ni Shitsureishimasu" (Tôi xin phép về trước) khi rời công ty, hay câu nói "Osewa ni natteorimasu" (Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ chúng tôi!) khi gặp đối tác, "Otsukaresama desu" (Bạn đã làm việc vất vả rồi) với đồng nghiệp thường xuất hiện trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Những từ như "Osewa ni natteorimasu" hay "Otsukaresama desu" là lời mở đầu giúp cho cuộc nói chuyện suôn sẻ. Đây đồng thời cũng là quy tắc ứng xử thể hiện thái độ tôn trọng dành cho đối phương.
Không chỉ trong lời nói mà thái độ và cử chỉ khi chào hỏi cũng rất được người Nhật chú trọng. Cúi người khi chào là một tập quán đặc biệt của người Nhật. Có ba kiểu cúi chào, phân chia dựa vào mức độ quan hệ giữa người chào và người đối diện tùy theo địa điểm, thời gian và hoàn cảnh cụ thể. Đầu tiên là kiểu "chào nhẹ" khi gặp khách hay cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào. Thứ hai là kiểu "chào bình thường", cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng. Cuối cùng là kiểu "chào lễ phép", cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng. Không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng phong cách người Nhật. Cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người trông sẽ trang trọng và đẹp hơn.
Nghiêm túc, đúng giờ và cẩn trọng trong công việc
Trong kinh doanh, có được sự tin tưởng và tín nhiệm của đối tác là điều quan trọng hơn bất cứ thứ gì, nên trước khi đánh giá chất lượng công việc, những hành vi bình thường cũng rất được xem trọng. Và coi trọng thời gian là cách tạo ấn tượng với khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên luôn được áp dụng tại Nhật. Người Nhật luôn xây dựng thói quen làm việc đúng giờ, không đến văn phòng muộn, giao hàng đúng thời gian quy định, đến buổi hẹn đúng giờ... khá nhiều người làm trong công ty Nhật có thói quen chỉnh đồng hồ lên sớm vài phút để tránh chậm trễ.
Tại các cuộc thảo luận với khách hàng cũng như các cuộc họp, bạn nên đến sớm và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi thứ. Đây là một phép tắc thông thường. Tuy nhiên, nếu đến sớm quá, có thể bạn sẽ gây cản trở công việc chuẩn bị của đối tác. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên đến trước 5 phút. Trong trường hợp bất khả kháng như bị tắc đường hoặc gặp tai nạn đột xuất, bạn hãy liên lạc ngay lập tức với những người liên quan và trình bày rõ lý do với họ.
Sự nghiêm túc trong môi trường công sở cũng là một cách thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp. Bạn sẽ hiếm khi thấy người Nhật cười đùa, nói chuyện riêng trong các cuộc họp, họ luôn giữ thái độ nghiêm túc và chừng mực trong công việc. Họ gần như không thể hiện tâm trạng ra ngoài mặt và luôn tránh va chạm cơ thể giữa các đồng nghiệp.
Ngoài ra, người Nhật thường có một thói quen khá đặc biệt, đó là nhắm mắt lại khi thể hiện sự chú ý với người nói, đây tuyệt đối không phải là hành động thể hiện sự chán nản như người Việt Nam.
Văn hóa "Horenso" và tinh thần làm việc nhóm
"Horenso" được viết tắt của 3 từ: Houkoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc) và Soudan (Thảo luận). Bằng cách thường xuyên trao đổi về tình hình, các vấn đề trong công việc của bạn với cấp trên và các thành viên trong nhóm, bạn có thể hiểu rõ về vai trò, nhiệm vụ của bản thân, phát hiện sớm các vấn đề để có thể cùng giúp đỡ lẫn nhau tiến hành công việc. Ngay cả những dự án đòi hỏi tiến độ, thì quy tắc "Horenso" vẫn luôn được xem trọng.
Trong công ty ở Nhật, làm việc nhóm được xem trọng hơn làm việc cá nhân. Chính vì thế trong quá trình tuyển chọn xin việc, bạn sẽ được hỏi nhiều câu hỏi để đánh giá xem bạn có thể hợp tác tốt với những người xung quanh hay không. Việc có nhiều cuộc họp để mọi người cùng thảo luận về một vấn đề, hay có những việc cần nhiều thời gian để quyết định, và đạt được sự đồng thuận của nhiều người, chính là những đặc trưng của các công ty Nhật Bản coi trọng tinh thần hợp tác.
Do đó, nếu bạn có những vấn đề không thể thảo luận với cấp trên, đừng ngại mà hãy trò chuyện với những bậc tiền bối và đồng nghiệp của mình để nhận được những lời khuyên đáng giá từ chính kinh nghiệm của họ đó. Việc chia sẻ thông tin hữu ích sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm hơn.
Chú trọng kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Các công ty Nhật Bản thường có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có điện thoại đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ. Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí cần phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số.
Gọn gàng, sạch sẽ
Ngoại hình là yếu tố quan trọng trong kinh doanh ở Nhật Bản. Thông qua đó, người ta có thể đánh giá được độ tin cậy của đối phương. Tại các công ty Nhật Bản nói chung, nhân viên nam sẽ được yêu cầu mặc vest màu xám, đen hoặc xanh nước biển kết hợp với cà vạt. Nữ giới có thể kết hợp nhiều kiểu trang phục khác nhau như áo sơ mi, áo khoác, những bộ quần áo phù hợp với công việc văn phòng, chứ không nhất thiết phải là vest. Ngoài việc giữ cho bản thân chỉnh chu thì không gian làm việc cá nhân cũng cần được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp, làm việc có hệ thống và đem lại hiệu suất công việc cao hơn.
Xây dựng mối quan hệ bằng "Nomi ni Keshon"
"Nomi ni keshon" kết hợp giữa từ "Nomi" (uống) và "communication" (giao tiếp). Các bữa tiệc thường xuyên của công ty như tiệc chào mừng nhân viên mới, tiệc chia tay, tiệc cuối năm, tiệc mừng năm mới, ... là cơ hội quý giá để giao lưu với những người mà bình thường bạn không hay trò chuyện. Bạn không nhất thiết phải có mặt ở tất cả các buổi tiệc. Tuy nhiên, bạn nên đến những buổi tiệc quan trọng như tiệc chào mừng, chia tay hoặc tiệc cuối năm để có cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp trong công ty, như vậy thì công việc của bạn sau đó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Luôn sẵn sàng làm thêm giờ
Các công ty ở Nhật thường quy định 1 ngày làm 8 tiếng, trong khoảng thời gian từ 9:00 - 18:00. Thời gian nghỉ trưa là 1 tiếng. Tuy nhiên, trên thực tế, ngoài thời gian quy định kể trên, rất nhiều người thường làm thêm giờ. Việc đảm bảo đúng deadline, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong công việc sẽ đòi hỏi bạn phải làm thêm giờ, hãy luôn chuẩn bị tâm lý sẵn sàng, tự nguyện để tạo ấn tượng cho cấp trên và thể hiện nhiệt huyết bản thân, đặc biệt nếu là nhân viên mới.
Trong trường hợp dù thế nào cũng không thể làm thêm giờ, bạn nên giải thích với công ty trong buổi phỏng vấn, để hai bên có thể đồng nhất quan điểm với nhau về vấn đề này.
Ghi chú ngay những lưu ý cơ bản này để có một khởi đầu suôn sẻ tại công ty Nhật! Tất nhiên, mỗi công ty sẽ có một số khác biệt về văn hóa và quy tắc nhưng việc chuẩn bị sẵn những kiến thức cơ bản này sẽ giúp bạn dễ dàng hòa nhập và thích nghi với môi trường mới nhanh hơn. Theo dõi Sora để tìm hiểu thêm nhiều chia sẻ và trải nghiệm thú vị về Nhật Bản nhé!
𝗔𝗠𝗬 𝗝𝗔𝗣𝗔𝗡𝗘𝗦𝗘 𝗖𝗨𝗟𝗧𝗨𝗥𝗘 𝗛𝗨𝗕
59 Le Thanh Phuong, Phuong Sai Ward, Nha Trang city, Khanh Hoa province, Vietnam
amyhubvietnam@gmail
0258 7308 880
www.amyhub.com
